7 Grundsätze für moderne, wertschätzende Absagebriefe – professionell formulieren

Absagen auf Bewerbungen sind immer unangenehm – für alle Seiten. Gerade deshalb ist es entscheidend, dass solche Schreiben mit Wertschätzung und einer modernen Note verfasst werden. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Absagen anhand von 7 Grundsätzen professionell und menschlich formulierst. Zusätzlich findest du zahlreiche Text-Beispiele und Tipps, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen – auch wenn es kein Jobangebot gibt.

Schreib-Ratgeber für Absagebriefe

Wer kennt es nicht: Nach dem Einreichen einer sorgfältig erstellten Bewerbung kommt die ernüchternde Antwort, gespickt mit Standardfloskeln wie: „Leider müssen wir Ihnen mitteilen…“ oder „Wir bedauern…“ – gefolgt von einem Satz wie „Für Ihre berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen nur das Beste.“ Solche Absagen sind nicht nur demotivierend, sondern auch eine verpasste Chance.

Absagen sind ein Teil des Employer Branding. Sie prägen den Ruf deines Unternehmens und beeinflussen, wie du in der Öffentlichkeit wahrgenommen wirst. Ein gut formulierter Absagebrief kann Sympathiepunkte sammeln und hinterlässt positive Eindrücke, selbst wenn es dieses Mal nicht geklappt hat. Möchtest du auch in Zukunft interessante Bewerbungen erhalten, dann nutze diese Gelegenheit, um in Erinnerung zu bleiben.

7 Grundsätze für eine erfolgreiche Absage:

1. Individuelle Formulierungen verwenden

Vermeide Standardfloskeln wie „Leider müssen wir Ihnen mitteilen…“. Stattdessen solltest du dich in den Bewerber hineinversetzen und authentische, individuelle Worte wählen. Zeige, dass du die Bewerbung wertschätzt.

Beispiel: „Wir haben Ihre Bewerbung und Ihre beruflichen Qualifikationen mit grossem Interesse gelesen und schätzen Ihre Leistungen sehr. Unsere Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen, doch wir haben uns letztlich für einen Kandidaten entschieden, dessen Erfahrung besser auf unsere aktuellen Anforderungen passt.“

2. Positiver Tonfall

Auch bei einer Absage kannst du positiv klingen. Erkläre, dass die Entscheidung schwergefallen ist und betone, dass die Bewerbung wertvoll war.

Beispiel: „Wir danken Ihnen herzlich für Ihre Bewerbung und das Interesse an unserem Unternehmen. Ihre Fähigkeiten und berufliche Erfahrung haben uns sehr beeindruckt.“

3. Konstruktives Feedback anbieten

Biete dem Bewerber optional konstruktives Feedback an. Dies zeigt, dass du dich intensiv mit der Bewerbung auseinandergesetzt hast, und kann eine wertvolle Lernhilfe sein.

Beispiel: „Leider passt Ihr Profil aktuell nicht optimal auf die Anforderungen der Position. Sollten Sie ein Feedback zu Ihrer Bewerbung wünschen, stehe ich Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.“

4. Employer Branding nutzen

Eine Absage muss nicht das Ende der Beziehung sein. Verweise darauf, dass du das Profil des Bewerbers für künftige Positionen im Auge behältst. Damit bleibt die Türe für spätere Chancen offen.

Beispiel: „Wir würden uns freuen, Sie in Zukunft wieder als Bewerber begrüssen zu dürfen, sollten sich neue, passende Möglichkeiten in unserem Unternehmen ergeben.“

5. Die richtige Sprache wählen

Wähle eine Sprache, die zum Image deines Unternehmens passt. Eine freundliche, moderne und wertschätzende Tonalität hilft, professionell zu wirken und gleichzeitig Sympathie zu erzeugen.

6. Digitale Tools wie ChatGPT nutzen

Um Absagen effizient und trotzdem persönlich zu gestalten, kannst du moderne Tools wie ChatGPT einsetzen. Diese KI-Tools unterstützen dich dabei, kreative und wertschätzende Formulierungen zu finden und Standardfloskeln zu vermeiden.

Prompts für ChatGPT:

• „Formuliere eine Absage, die positiv und wertschätzend klingt.“
• „Erstelle eine Absage, die den Bewerber motiviert, sich in Zukunft erneut zu bewerben.“
• „Wie kann ich einem Kandidaten absagen, ohne die Beziehung zu zerstören?“

7. Dos und Don’ts für Absagen

Dos:

• Wertschätzende und individuelle Ansprache
• Positiver Tonfall, auch bei negativen Nachrichten
• Angebot von Feedback oder weiteren Informationen
• Erwähnung zukünftiger Chancen, falls es passt

Don’ts:

• Veraltete Floskeln wie „Leider müssen wir Ihnen mitteilen…“
• Kalt und emotionslos klingen
• Lange Wartezeiten für die Antwort
• Unpersönliche, standardisierte Massenmails

Warum ist das so wichtig?

• Image-Bildung und Employer Branding: Deine Absagen spiegeln das Image deines Unternehmens wider. Sie tragen massgeblich dazu bei, wie deine Firma wahrgenommen wird.
• Attraktivitätssteigerung: Bewerber, die sich trotz Absage wertgeschätzt fühlen, werden das Unternehmen weiterempfehlen.
• Bleibende Erinnerung: Ein positiv formulierter Brief bleibt im Gedächtnis und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein Bewerber erneut bewirbt.

Leider werden die Absagen immer unpersönlicher. Ja, ich verstehe, dass es bei hunderten von Bewerbungen schwierig ist, jedem Einzelnen ein individuelles Feedback zu geben. Aber genau hier liegt eine Chance, die viele Unternehmen nicht nutzen. Ein wertschätzendes und persönliches Feedback ist eine Investition – in das Employer Branding und die langfristige Beziehung zu Talenten. Wenn Firmen sich wundern, dass die Anzahl der Bewerbungen im Laufe der Jahre abnimmt, sollten sie sich bewusst machen, dass ein unpersönlicher Umgang damit zusammenhängen könnte. Bewerber möchten sich wertgeschätzt fühlen und das Gefühl haben, dass ihre Bewerbung nicht in einer Flut von Standardantworten untergeht.

Es überrascht dann nicht, dass viele Kandidaten den Weg über Headhunter wie uns wählen. Von uns erhalten sie immer eine persönliche Note und eine direkte Ansprache – etwas, das in vielen Firmen leider zu oft fehlt. Diese persönliche Bindung ist ein entscheidender Faktor, warum Kandidaten lieber mit uns zusammenarbeiten. Unternehmen, die dies übersehen, verlieren wertvolle Talente und riskieren, dass ihre Employer Brand langfristig leidet.

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a presto!

Nathalie